Copias de seguridad para autónomos: la regla 3-2-1 paso a paso y sin gastar mucho

Copias de seguridad para autónomos: la regla 3-2-1 paso a paso y sin gastar mucho

Un portátil robado, un disco que deja de funcionar, un café derramado o un ransomware que cifra todo lo que encuentra. Cualquiera de ellos puede dejarte sin facturas, contratos, fotos de trabajos o la base de datos de clientes. Si tienes copia de seguridad, se queda en un mal día. Si no la tienes, puede costarte semanas de trabajo o el negocio entero.

La regla 3-2-1

El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) la resume así:

• 3 copias de la misma información: el original y dos copias.
• En 2 soportes distintos: por ejemplo, el disco del ordenador y un disco externo, o un disco externo y la nube.
• 1 copia fuera de tu oficina o de tu casa.

La idea es que ningún problema concreto acabe con todas las copias. Un incendio no se lleva la que está en la nube. Un fallo del proveedor de nube no afecta al disco externo. Y si el ransomware cifra el ordenador, no alcanza la copia que estaba desconectada.

INCIBE tiene además una guía para empresarios, «Copias de seguridad, una guía de aproximación para el empresario». Explica qué copiar, cada cuánto, qué soportes usar, cómo cifrar las copias y por qué hay que probar a restaurarlas.

También es una obligación legal

Si tratas datos de clientes, el Reglamento General de Protección de Datos te exige medidas de seguridad adecuadas. El artículo 32.1.c incluye expresamente la capacidad de restaurar con rapidez la disponibilidad y el acceso a los datos después de un incidente. Si no tienes copias, no puedes cumplirlo.

Paso 1: decide qué copiar

Haz una lista con lo que de verdad no puedes perder:

• Facturación y contabilidad: facturas emitidas y recibidas, libros, modelos presentados. Hacienda te puede pedir justificantes de hace años.
• Contratos, presupuestos y documentación de clientes.
• El trabajo en sí: diseños, código, fotos, planos, textos.
• Correo electrónico, si guardas en él acuerdos y conversaciones importantes.
• Configuraciones: la web, la tienda online, las plantillas.

Muchas aplicaciones en la nube (facturación, gestoría, CRM) guardan tus datos en sus servidores. Comprueba si puedes exportarlos de forma periódica. Que el proveedor tenga copias no significa que puedas recuperar lo que borres tú por error, ni que tus datos sigan ahí si un día cierras la cuenta.

Paso 2: elige el tipo de copia y cada cuánto

Una pauta razonable para un autónomo: copia automática diaria de las carpetas de trabajo (a la nube o a un NAS) y copia completa semanal o mensual en un disco externo que luego desconectas. Elige la frecuencia pensando en cuánto trabajo estarías dispuesto a repetir: si perder un día de trabajo es asumible, una copia diaria basta.

Paso 3: protege las copias

• Desconecta el disco externo cuando termine la copia. Un disco conectado todo el tiempo se cifra igual que el ordenador si entra un ransomware.
• Cifra las copias, sobre todo las que salen de la oficina o van a la nube. Si pierdes el disco, nadie podrá leer los datos de tus clientes.
• Activa el control de versiones en la nube, para poder volver a cómo estaba un archivo antes del ataque o del error.
• Usa una contraseña distinta, y con doble factor, para la cuenta donde guardas las copias.

Paso 4: prueba a restaurar

Una copia que nunca has restaurado no te da ninguna garantía. Pon en el calendario una prueba cada trimestre: elige al azar una carpeta o unos archivos de hace un mes y recupéralos en otra ubicación. Comprueba que se abren. Apunta cuánto tardaste: si un día lo pierdes todo, ese será el tiempo que tu negocio estará parado.

Un ejemplo sencillo y barato

1. El ordenador sincroniza las carpetas de trabajo con un servicio de nube que guarda versiones (copia 1, fuera de la oficina).
2. Cada viernes, un programa hace una copia completa en un disco externo, que se desconecta al terminar (copia 2, en otro soporte).
3. El original sigue en el ordenador (copia 3).
4. Una vez al mes, te llevas el disco a otro sitio, o tienes un segundo disco que alternas con el primero.

Con la herramienta plan de copias 3-2-1 puedes comprobar si cumples la regla y ver qué te falta. Si quieres saber cuánto te costaría quedarte sin datos, mira la calculadora del coste de un ransomware.

Si ya ha pasado algo

No pagues el rescate y no borres nada. Desconecta de la red el equipo afectado y llama al 017, la Línea de Ayuda en Ciberseguridad de INCIBE, que es gratuita y confidencial. Si el incidente afecta a datos personales, revisa si tienes que notificarlo a la AEPD: el plazo es de 72 horas.

Qué hacer ahora

Dedica una hora esta semana a tres cosas. Primero, haz la lista de lo que no puedes perder. Segundo, comprueba qué copias tienes ya y dónde están. Tercero, haz el test de ciberseguridad y el plan 3-2-1. Si te falta la copia desconectada, compra un disco externo y programa la primera copia completa para este viernes.