Cuánto tiempo guardar las facturas y cuándo puedes tirar el papel
4 años para Hacienda, 6 para el Código de Comercio y hasta 10 en algunos casos. Qué exige la digitalización certificada para poder destruir los originales.
Cuánto tiempo guardar las facturas y cuándo puedes tirar el papel
Cajas de tickets en el altillo, carpetas de facturas de hace diez años, un disco duro con PDF que nadie sabe dónde está... Todos los autónomos se preguntan alguna vez qué tienen que guardar y hasta cuándo. Hay varios plazos que se solapan, y no todos dependen de Hacienda. Te los explicamos uno por uno, y también cuándo puedes deshacerte del papel con seguridad.
Los plazos que se aplican
| Norma | Plazo | Qué cubre |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria, art. 66 | 4 años | Lo que tarda en prescribir el derecho de Hacienda a revisar tus impuestos |
| LGT, art. 66 bis | Hasta 10 años | Para justificar bases negativas, cuotas o deducciones generadas en años ya prescritos y que aplicas ahora |
| Código de Comercio, art. 30 | 6 años desde el último asiento | Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio |
| Ley 7/2012, art. 7 | 5 años | Justificantes de pago, que no puede ser en efectivo, de operaciones de 1.000 € o más |
Cómo se cuentan los 4 años
No se cuentan desde la fecha de la factura, sino desde el día siguiente a que termine el plazo para presentar la declaración donde la incluiste. Por ejemplo: una factura de gasto de marzo de 2022 entra en el IVA del primer trimestre y en la Renta de 2022. La Renta de 2022 se presentó hasta el 30 de junio de 2023, así que, en general, ese año no prescribe hasta mediados de 2027. Además, cualquier actuación de Hacienda o tuya ante Hacienda (un requerimiento, una declaración complementaria) interrumpe la prescripción, y el plazo vuelve a empezar.
El caso de los 10 años
Si tienes pérdidas de años anteriores que vas compensando, o deducciones pendientes, Hacienda puede comprobar los años en que se generaron cuando las aplicas, aunque esos años ya estén prescritos (art. 66 bis). Guarda las facturas de esos años mientras sigas usando esas pérdidas o deducciones, y hasta que prescriba el último año en que las apliques.
En la práctica
Si eres autónomo, la referencia práctica más prudente es 6 años para la documentación general del negocio. Para lo relacionado con pérdidas o deducciones pendientes, guárdala más tiempo. Y si cierras el negocio, los plazos siguen corriendo: el Código de Comercio deja claro que el cese no te libra de conservar la documentación.
Para tener todos los plazos a mano (facturas, contratos, nóminas, seguros sociales), usa la herramienta de plazos de conservación de documentos.
¿Basta con una foto o un PDF escaneado?
Para tirar el papel original, no. Hay dos casos muy distintos:
- Facturas que ya nacen electrónicas: el PDF o el archivo que te envía el proveedor es el original. Guárdalo tal como lo recibiste, con su firma electrónica si la lleva, y sin imprimirlo. El Reglamento de facturación admite la conservación por medios electrónicos si se garantizan la autenticidad, la integridad y la legibilidad, y si Hacienda puede acceder a ellas.
- Facturas y tickets en papel: un escaneo normal o una foto con el móvil te sirven como copia de trabajo, pero no sustituyen al original. Para poder destruirlo, tienes que usar la digitalización certificada.
La digitalización certificada
La Orden EHA/962/2007 permite convertir facturas en papel en documentos electrónicos con el mismo valor que el original. Pero tiene que hacerse con software de digitalización homologado por la AEAT, según el procedimiento de la Resolución de 24 de octubre de 2007). Ese software genera una imagen fiel e íntegra y la firma electrónicamente. Así queda garantizado que nadie la ha modificado.
Algunas aplicaciones de gastos y de gestión incluyen digitalización certificada homologada. Antes de confiar en una:
- comprueba que el programa está homologado por la AEAT (no basta con que diga «compatible con Hacienda»);
- mira en qué formato guarda las facturas y si puedes exportarlas si un día dejas de usarla;
- ten copias de seguridad del archivo resultante, porque ahora el original es ese.
Si no usas digitalización certificada, guarda el papel durante todo el plazo. Puedes escanearlo para trabajar más cómodo, pero conserva la caja.
Cómo organizar tu archivo
- Por años y trimestres: una carpeta por año, con subcarpetas para emitidas, recibidas y modelos presentados.
- Nombres de archivo con criterio: «2026-T3_recibida_proveedor_numero.pdf». Así lo encuentras en segundos.
- Junto a cada factura grande, el justificante de pago: obligatorio en las operaciones de 1.000 € o más, y útil en todas.
- Copia 3-2-1: tu archivo fiscal es de lo que más tienes que proteger. Revisa tu plan con la herramienta plan de copias 3-2-1.
- Una vez al año, purga: cuando un año prescribe y no tiene pérdidas ni deducciones pendientes, y han pasado los 6 años del Código de Comercio, destruye el papel de forma segura, por ejemplo con una trituradora o una empresa de destrucción certificada, porque hay datos personales.
Qué hacer ahora
Haz inventario: ¿dónde están tus facturas de 2020 a 2026?, ¿en papel, en PDF o en una aplicación? Pasa a una carpeta ordenada las que ya son electrónicas. Si guardas muchos tickets en papel, valora una aplicación con digitalización certificada homologada. Y marca en el calendario una «purga anual» para cada enero, después de comprobar con tu asesor qué años han prescrito.
Escrito por Equipo Simplifico
Contenido divulgativo elaborado por Simplifico para autónomos y pymes. No sustituye el asesoramiento profesional: comprueba siempre la normativa vigente en las fuentes oficiales (BOE, Agencia Tributaria, Seguridad Social).
