Factura simplificada o completa: cuándo puedes usar cada una y qué datos llevan
La factura simplificada vale hasta 400 € (3.000 € en algunos sectores), pero no siempre. Requisitos de cada una y cuándo el cliente puede exigir la completa.
Factura simplificada o completa: cuándo puedes usar cada una y qué datos llevan
El antiguo ticket ya no existe como tal: desde 2013 se llama factura simplificada y está regulada en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Es más ligera que la factura completa, pero tiene límites claros. Si la usas donde no toca, tu cliente no podrá deducirse el IVA y tú habrás incumplido una obligación de facturación.
Cuándo puedes emitir factura simplificada
Según el artículo 4 del reglamento:
- Cualquier operación de hasta 400 €, IVA incluido.
- Facturas rectificativas, sea cual sea el importe.
- Hasta 3.000 €, IVA incluido, en determinados sectores: ventas al por menor, ventas a domicilio o ambulantes, transporte de personas, hostelería y restauración, peluquerías e institutos de belleza, instalaciones deportivas, aparcamientos, tintorerías y lavanderías, estudios fotográficos y algunos otros enumerados en la norma.
Para que una venta cuente como venta al por menor, el comprador tiene que ser consumidor final, no un empresario que compra para su actividad.
Cuándo no puedes usarla nunca
El mismo artículo la prohíbe, entre otros casos, en:
- Entregas intracomunitarias de bienes a empresas de otros países de la UE.
- Ventas a distancia intracomunitarias, salvo que estés en la ventanilla única (OSS).
- Operaciones en las que el destinatario es el sujeto pasivo y la factura la expide él mismo por cuenta del proveedor no establecido.
Qué datos lleva cada una
| Dato | Completa (art. 6) | Simplificada (art. 7) |
|---|---|---|
| Número y serie | Sí | Sí |
| Fecha de expedición | Sí | Sí |
| Fecha de la operación (si es distinta) | Sí | Sí |
| NIF y nombre del emisor | Sí | Sí |
| Domicilio del emisor | Sí | No |
| NIF, nombre y domicilio del cliente | Sí | Solo si lo pide (ver abajo) |
| Descripción de la operación | Sí | Identificación del tipo de bienes o servicios |
| Base imponible y tipo de IVA | Sí, por separado | Tipo aplicado; puede indicar «IVA incluido» |
| Cuota de IVA desglosada | Sí | Solo si el cliente empresario la pide |
| Importe total | Sí | Sí |
| Menciones especiales (exenciones, inversión del sujeto pasivo…) | Sí | Sí, cuando proceda |
Si en una misma factura simplificada hay productos con distintos tipos de IVA, tienes que separar la base de cada tipo.
Cuando el cliente es empresario o profesional
Esta es la parte que más se olvida. El artículo 7.2 del reglamento dice que si el destinatario es empresario o profesional y lo pide, en la simplificada tienes que añadir su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. Con eso, la factura simplificada le sirve para deducirse el IVA.
Lo mismo ocurre si el cliente es un particular que necesita esos datos para ejercer un derecho fiscal.
Series separadas
Si en un mismo año emites facturas completas y simplificadas, tienes que numerarlas en series distintas. También es recomendable una serie propia para las rectificativas. Un error común en comercios es mezclar tickets y facturas completas en la misma numeración.
¿Puedo canjear una simplificada por una completa?
Sí. Si un cliente te pide factura completa de una compra por la que le diste simplificada, puedes emitirla en sustitución. Según el artículo 15.6 del reglamento, esa factura de canje no se considera rectificativa, siempre que la simplificada original cumpliera los requisitos. Lo recomendable es que la nueva factura haga referencia a la simplificada que sustituye.
Tres ejemplos para no dudar
- Cafetería que cobra 18 € a un cliente: factura simplificada sin problema. Si el cliente es un autónomo que te pide los datos para deducirse el IVA, añades su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada.
- Diseñadora que cobra 350 € a una empresa: podría emitir simplificada porque no pasa de 400 €, pero en la práctica le conviene la completa, porque la empresa la va a necesitar y además lleva retención de IRPF.
- Tienda de electrodomésticos que vende una nevera de 1.200 € a un particular: al ser venta al por menor a consumidor final, puede emitir simplificada (límite de 3.000 €). Si el comprador fuera un restaurante que la compra para su negocio, ya no sería venta al por menor y tendría que ser completa.
La simplificada y VeriFactu
Los sistemas de facturación que se adapten al reglamento de requisitos de software (el que da lugar a VeriFactu) tendrán que incluir en las facturas simplificadas el código QR y, en su caso, la mención correspondiente, igual que en las completas. Su calendario de obligatoriedad está en revisión; revisa el estado actualizado antes de cambiar de programa.
Qué hacer ahora
- Revisa tu programa de facturación o TPV y comprueba que tickets y facturas completas van en series distintas.
- Asegúrate de que tu sistema permite añadir NIF, domicilio y cuota de IVA cuando un cliente empresario lo pide.
- Si trabajas con clientes de otros países de la UE, emite siempre factura completa.
- Prepara tu modelo de factura completa con el generador de facturas y comprueba los NIF de tus clientes con el validador de NIF.
Escrito por Equipo Simplifico
Contenido divulgativo elaborado por Simplifico para autónomos y pymes. No sustituye el asesoramiento profesional: comprueba siempre la normativa vigente en las fuentes oficiales (BOE, Agencia Tributaria, Seguridad Social).
